Pudiste haber empezado tu negocio de café por pasión, pero también necesitas considerar la rentabilidad. Ya sea que tengas un café, tostadora, finca o empresa de importación/exportación, las ganancias son las que te permiten, no solo estar a flote sino también, invertir en lo que te importa: comprar buen café, capacitar al personal, adquirir equipos…

Infortunadamente, a veces sentimos que el dinero se escabulle de nosotros. Así que hablé con Ricardo Pereira, director de Café de Especialidad en Ally Coffee y Ildi Revi, director de Educación en Ally Coffee, para descubrir sus consejos para mantener las ganancias.

English Version: Coffee Business: How to Improve Profitability & Reduce Risk

Ser apasionado es importante – pero también lo es la rentabilidad. Crédito: coffeeoutings

1.Manejo de costos

Los altos costos pueden hacer que las ganancias sean mucho más difíciles de lograr. Sin embargo, una vez que empiezas a analizar tu negocio, encuentras que hay muchas maneras de recortar los gastos. Aquí están las áreas clave que podemos revisar.

• Entiende tu Negocio

La mejor manera de reducir los costos indirectos y los gastos generales es mejorar los sistemas y medir los gastos. Tienes que saber en qué estás gastando tu dinero, y si lo estás gastando eficientemente.

Ricardo dijo que es importante centrarse en los costos laborales, el desempeño de los empleados y el manejo de pérdidas. Por ejemplo, durante el verano, los cafês a menudo experimentan menos comercio ya que la gente compra menos bebidas calientes. Si hay menos clientes, ¿debería tener la misma cantidad de empleados? ¿Debería permanecer abierto durante las mismas horas?

No podemos tener los mismos costos operativos, explicó Ricardo, si no tenemos el negocio para justificarlo.

Para que un tostadora siga siendo rentable, debe entender sus costos de negocio. Crédito: Toma Café

• Control de Flujo de Caja e Inventario

En segundo lugar, asegúrate de planificar tu compra y conocer tu flujo de caja. Recuerda que los costos operativos, como la compra de inventario o el pago de facturas, a menudo tienen que pagarse antes de que el negocio reciba ingresos de los clientes.

“Controla tu dinero antes de tener ganancias y siempre revisa tu inventario”

Cuando se trata de manejar el inventario, puedes considerar un sistema justo a tiempo. Al recibir solamente mercancía cuando es necesario, habrás incrementado la eficacia, tendrás menos dinero invertido, y una posible reducción de desperdicios. Apropósito…

Controla tu inventario. Crédito  Panther Coffee

• Reduce de Desperdicio

Las pérdidas pueden venir en muchas formas: inventario, recursos, trabajo de empleados…

Un problema común en los cafés es el desperdicio de leche. La leche no es económica, especialmente si usas leche de alta calidad para combinarlo con tu café de alta calidad. Los productos lácteos locales, o la leche de las vacas Jersey, pronto se suman. Así que en lugar de entrenar a tu personal con productos de buena calidad, ¡dales agua y jabón lavavajillas!.

Sólo dale leche al barista si el cliente está pagando por ella.

2.Gestión de Personas

Cuando se trata de la gestión de personas, hay dos cosas importantes: la motivación y la formación. Y, hasta cierto punto, estos van de la mano. Los empleados suelen estar más motivados cuando sienten que tienen un propósito.

• Motivación

“Las personas felices, que están ocupadas en sus trabajos, ayudan a tu negocio”, me dijo Ildi.

Entonces, ¿cómo mantienes feliz a tu personal? Ildi aconseja: “Mantén tu palabra”. Asegúrate de proporcionar a tu personal todos los beneficios que vienen con el trabajo, tales como atención médica, un buen ambiente de trabajo y tiempo libre.

Aunque cuidar la motivación de los empleados inicialmente puede parecer un gasto, tus empleados serán más productivos y más propensos a quedarse. Los costos de contratación y capacitación de nuevo personal pronto se verán.

La capacitación puede mejorar la motivación de los empleados. Crédito: Ally Coffee

• Capacitación

Cuando se trata de la formación, Ildi dice que las empresas deben ser honestas sobre sus necesidades con el fin de hacer que la inversión valga la pena.

La parte difícil es elegir a quién entrenar y para qué. Como dueño del negocio, tienes que entender las necesidades del trabajo. Por ejemplo, un barista debe entender la extracción y manejar bien los sistemas de vertido y la máquina de espresso. Pero también deben ser capaces de vender y proporcionar un servicio al cliente impecable.

Es fácil pasar por alto el valor del servicio al cliente. Recuerda que la calidad de la experiencia dentro de tu café es tan importante para el cliente como la calidad de tus productos.

Entrena a tu personal cómo catar , y podrán tostar, preparar y comprar mejor café.  Crédito de la foto: Ally Coffee

• ¡Capacítate También!

La formación no es sólo para tus empleados – tú también debes dominar nuevas habilidades para mejorar la forma de dirigir tu negocio. De hecho, la división de educación de Ally Coffee suele formar a propietarios de negocios, así como a empleados.

Desde las habilidades técnicas (certificación Q grader, habilidades de tostado, etc) a la gestión empresarial (contabilidad, marketing, recursos humanos), hay muchas áreas donde invertir en formación puede ayudarte a mejorar tus ganancias.

Los empleados, el equipo de liderazgo y los propietarios de negocios por igual pueden beneficiarse de la capacitación. Crédito: Ally Coffee

3.Manejo de Riesgo

Cada negocio viene con riesgos, y lo mejor que puedes hacer es tratar de anticipar y gestionarlos.

• Conoce tu Empresa

Sólo puedes prepararte para los riesgos si sabes cuales son. Tómate el tiempo para pensar en los riesgos que podrías encontrar, pero también ten en cuenta que no siempre puedes ver los riesgos de tu propia empresa. Ildi recomienda, “Entrevista a tus empleados y clientes. Es importante recibir comentarios. “

• Comprar Café: un Riesgo Común

Ricardo me dijo que un riesgo común es no saber cuándo comprar café. Para evitar problemas, los compradores necesitan saber exactamente qué tipo de café quieren y cuándo está disponible, debido a la estacionalidad. Para entender esto mejor, Ricardo sugiere visitar fincas cafeteras.

Sin embargo, si no lo puedes hacer, él sugiere catar bastante como sea posible para familiarizarse con diferentes cafés. Así que adelante y sugiere cataciones con tus importadores, pide muestras, y reserva tu café.

Reservar tu café es extremadamente importante si deseas evitar riesgos. Muchos compradores de café esperan en caso de que los precios disminuyan, pero en vez pueden terminar pagando más. Cuando reservas tu café, estás asegurando que lo conseguirás a un  precio con el que te sientes feliz, o sí o sí.

Cata tantos cafés como sea posible para crear un menú con la estacionalidad. Crédito: Ally Coffee

VER TAMBIÉN: 5 Razones por las que las Tiendas de Café son Lugares Perfectos para Trabajar

• Seguros

Los Seguros pueden parecer caros, pero Ricardo recomienda no omitirlos. Si algo sale mal, esto será mucho más caro.

Es más, mientras que algunas pólizas de seguro son más baratas que otras, lee la letra pequeña – la versión “más barata” podría ser mucho más costosa si no cumple con todas tus necesidades.

• Busca Ayuda

Lo más importante de todo, comentó Ricardo, es pedir ayuda o información si la necesitas. “No asumas que lo sabes todo”, enfatizó.

Una cafetería rentable es a menudo una que planea ser rentable. Crédito: Ally Coffee

Gestionar un negocio rentable nunca es fácil, pero al administrar los costos, el personal y los riesgos, será más fácil. Y una vez que hayas arreglado todo esto, puedes concentrarte en las cosas que realmente te importan, ya sea ofrecer un gran café, cambiar la forma en que las personas piensan acerca las  bebidas,  o dirigir un negocio social y ambientalmente sostenible.

Por favor, ten en cuenta: Ally Coffee es un patrocinador de Perfect Grind Grind y fue consultado en la creación de este artículo. Ally Coffee recibió una copia de cortesía del artículo antes de la publicación, pero no ejercieron ningún control editorial sobre la copia final.

Traducido por Alejandra M Hernández

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